KLARHEIT schafft Klarheit
In meinem letzten Journalbeitrag hat sich alles um unser «Fokus 8»-Experiment gedreht. Mit mehr Achtsamkeit, Pausen und Fokus arbeiten wir seit Anfang Jahr nur noch 8 Stunden pro Tag. In diesem Beitrag stelle ich dir mit KLARHEIT eines der wichtigsten Tools in dieser Challenge vor und teile unsere Erfahrungen. Ob wir immer noch so produktiv sind, wie die ersten drei Monate? Und ob wir «Fokus 8» fix in unserem Arbeitsalltag integrieren?
Still und neugierig liegt sie neben mir und beobachtet mich bei der Arbeit. Sie sieht gut aus, lebt in der Gegenwart, ist gleichzeitig zukunftsorientiert, hilft mir mein Leben zu organisieren und hat immer einen motivierenden Spruch auf Lager. Eigentlich ist sie «the whole package» - unsere KLARHEIT. Das Offline Tool, um im digitalen Alltag besser klarzukommen, Ziele im Blick zu behalten, sich im Arbeitsalltag nicht selbst zu verlieren und Positives sichtbar zu machen.
Ein Journal für alle (Fälle)
Wenn ich am Morgen im Büro eintrudle, schlage ich als erstes KLARHEIT auf. KLARHEIT ist Journal, Kalender und analoger Life Coach zugleich. Bevor ich meine Mails checke, mich auf den ersten Task des Tages stürze und der Berg an ToDos über meinem Kopf zusammenbrechen kann, verschaffe ich mir einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und priorisiere sie nach Wichtigkeit. Was steht an, was ist dringend, was kann warten? Fürs Priorisieren haben wir klare Regeln aufgestellt. Was ich z.B. nicht gern mache, aber schnell erledigt ist, mache ich zuerst. Braucht kurz zwar etwas Überwindung, fühlt sich aber schon bald sehr befreiend an und liegt mir nicht mehr im Nacken.
Intensive, kopflastige Arbeiten spare ich mir für die Fokuszeit von zehn bis zwölf Uhr auf. Zwei Stunden pro Tag, wo wir Ablenkungen in Form von Telefonaten, Mails und Push-Benachrichtigungen abschalten und uns voll und ganz der auserkorenen Fokusaufgabe des Tages widmen. (Mehr über die Fokuszeit, unsere Strategie für effizienteres Arbeiten und die Umsetzung des angestrebten 8-Stunden-Tag, lest ihr in meinem vergangenen Beitrag.) Auch bei unserem wöchentlichen Montagsmeetings oder den umfangreicheren Monatsmeetings sitzen alle mit KLARHEIT statt Laptop in der Runde. Wir geben unsere Highlights und Erkenntnisse des vergangenen Monats preis und werfen einen Blick auf die Projekte und Teamevents des kommenden Monates. Das hilft uns nicht nur unsere Kapazität zu planen, sondern nimmt auch Druck raus und gibt uns Weitblick.
Gutes, das passiert ist
Was mir an meiner kleinen analogen Helferin besonders gefällt, abgesehen vom schlichten Design und der Entwirrung meines mentalen Gedankenknäuels, ist die Spalte «Gutes, das passiert ist». Hier werden positive Erlebnisse notiert, welche sich während der Woche ereignet haben. Wer mag, darf diese dem Team beim Check-In am Montagmorgen bekanntgeben. So zelebrieren wir dank KLARHEIT auch die kleinen Erfolgserlebnisse und reflektieren bewusst die vergangene Woche, statt sie nur stur abzuarbeiten. Ebenfalls motivierend finde ich die smarten Sprüche am Ende jeder Seite. Sprüche, die an einigen Wochen zum Schmunzeln und an anderen Wochen zum Nachdenken anregen. Mein Favorit bis jetzt: «Könnte auch nach vorne losgehen». Manche mögen das jetzt etwas kitschig finden, ich finde – gute Sprüche haben noch niemandem geschadet.
Bevor ich dann am letzten Arbeitstag der Woche in den Feierabend abrausche, passiert noch einmal das gleiche Spiel. KLARHEIT aufklappen, Woche kurz reflektieren und eine Übersicht über die nächste Woche verschaffen. So kann ich beruhigt und mit klarem Kopf ins Wochenende abtauchen und weiss, was mich anfangs Woche erwartet. Ohne mich davon stressen zu lassen oder unnötige Gedanken dazu zu verschwenden. Drum kümmern, kann ich mich ja eh erst am Montagmorgen wieder.
Und ja, KLARHEIT mag Papier und analog sein. Aber es gehört wohl zu den besten Gefühlen der Welt, eine Aufgabe mit einem Stift abzustreichen, statt sie am PC nur mit einem digitalen Häkchen zu versehen. Meine Meinung.
Und wie waren jetzt die letzten drei Monate des Experimentes?
Ähnlich effizient, wie die ersten drei Monate. Unser Plan, eine halbe Stunde weniger zu arbeiten und trotzdem mehr Pausen zu machen, geht auf und trägt massgebend zu unserem gesunden Arbeitsklima bei.
Natürlich hatten alle mal wieder ihre Ups and Downs und KLARHEIT wurde mal besser mal weniger gut gepflegt. Gut möglich, dass die anstrengenden Arbeitstage so mühsam waren, weil wir KLARHEIT vergessen hatten und planlos in den Tag gestartet sind. Auch waren wir nicht alle immer gleich fokussiert und manchmal wurde die Fokuszeit gar kurzfristig sausen gelassen. Einfach weil einige Projekte eine intensivere Zusammenarbeit erforderten und wir ohne den internen Austausch nicht weiterarbeiten konnten.
Das wichtigste Fazit der letzten sechs Monate: Dranbleiben, dranbleiben, dranbleiben. Vor allem wenn viel ansteht und man am Morgen am liebsten gleich wild drauflosarbeiten will. Dann ist es umso wichtiger Mal alles niederzuschreiben, eine Auslegeordnung zu machen und zu priorisieren. Auch private Termine schreibe ich übrigens konsequent in meine KLARHEIT. So denke ich während der Arbeit nicht immer daran, was ich anschliessend noch erledigen muss, sondern habe den ganzen Tag, mit Arzt-, Einkaufs – und Freizeitterminen schon im Blick.
Wie Achtsamkeitscoach Pirmin bei seinem Impuls-Vortrag im Januar schon gesagt hat, gibt es keine Work-Life-Balance, wir wollen eine Life-Balance erreichen, schliesslich ist Arbeit auch Leben und das Leben als Ganzes gehört ins Gleichgewicht.
Die wohl brennendste Frage darf ich euch zum Schluss beantworten: Ja, «Fokus 8» gehört nun fix zu Clou und ist nicht mehr wegzudenken, inklusive Fokuszeit, KLARHEIT und Pausenmanagement. Acht-Stunden-Arbeitstag – here we are.
verfasst von Laila Bosco